Kamu sektöründe mali hizmetler uzmanı olarak göreve başladığım ilk günlerde, kendime şunu sormuştum:

“Bu işi kimden öğrenebilirim?”

Net bir cevap yoktu.

O an, sezgisel bir yerden hareket ettim ve hiçbir şey bulamazsam belgeler konuşur dedim. Gittim, gelen-giden evrak defterini ve arşivleri inceledim.

Ve o defterler gerçekten konuştu:

Kurumsal kararlar, kim kimle çalışmış, hangi konular nasıl yönetilmiş, hangi tarih neye işaret ediyor… Her şey oradaydı.

Çünkü arşiv sadece belge değil; bir kurumun zihnidir. Sessizdi ama derin bilgi taşıyordu. Ve o bilgi bana yol gösterdi.

İlk meslek deneyimim olan bankacılıkta da bu kültür güçlüydü. Belgeyle konuşulur, belgesiz adım atılmazdı.

Evrak akışı sadece prosedür değil, iç kontrolün, kurumsal hafızanın ve stratejik kararların temeliydi.

Danışmanlık kariyerime geçince özel sektörle buluştum. İşte o zaman gerçek bir şaşkınlık yaşadım.

Şirketlerin çoğunda gelen-giden evrak süreci ya hiç yapılandırılmamış ya da bir zamanlar muhasebeye bırakılmış ama sonra bir daha kimse dönüp bakmamıştı.

Bu süreç zamanla sadece unutulmamış önemsizleştirilmişti. Ve bu da sistemin zayıf noktası olmuştu.

Çünkü belgeler görünmez hale geldikçe:

* Sorumluluklar bulanıklaşıyor

* Bilgiye erişim gecikiyor

* Uyuşmazlıklar karşısında kanıt yetersizliği yaşanıyor

* Denetim süreçleri zayıflıyor

* Dijital dönüşüm altı delik bir zemine kuruluyor

Düşünün:

Milyonlarca dolarlık projelere imza atan bir şirketin sözleşmesi sistemde bulunamıyor.

Yetki belgeleri güncel değil.

Karar tutanakları bir çalışanın bilgisayarında, adı “TOPLANTI1(son).docx”.

Bu bir istisna değil — oldukça yaygın bir durum.

Çünkü çoğu şirkette bu süreç, yıllar önce “birinin işi oluvermiş.” Ve öylece kalmış. Sahip çıkılmamış. Gözden geçirilmemiş. Zamanla önemini yitirmiş gibi davranılmış. Ama aslında en temel risk kaynaklarından biri haline gelmiş.

Ne yapılabilir?

* Gelen-giden evrak süreci baştan yapılandırılmalı.

* Dijital arşiv sistemi kurulmalı ve entegre edilmeli.

* Tüm birimlerin dokümantasyon sorumlulukları tanımlanmalı.

* Hukuki, ticari, teknik belgeler için saklama protokolleri oluşturulmalı.

* Süreç, operasyonun değil; yönetişimin parçası olarak görülmeli.

Bir şirketin geleceğini, geçmişine ne kadar iyi sahip çıktığı belirler. Ve o geçmiş genellikle belgelerde yaşar.

Arşiv, geçmişin yükü değil; geleceğin güvencesidir. Bu alanı hâlâ yapılandırmamış bir şirketteyseniz, en az bir yöneticinin bu yazıyı okuması gerekiyor olabilir.

Bugün siz kime sorsanız, “Evraklar nerede?” diye…

Net bir cevap alabiliyor musunuz?

Yoksa hâlâ “X beyde olabilir, Y’ye de bir sorsak iyi olur” noktasında mısınız?